“混合办公”模式成功的背后,靠什么支撑?

研发管理协同软件,如腾讯旗下研发管理协作工具TAPD,看板、文档、迭代计划/跟踪、产品需求规划、缺陷跟踪管理等丰富功能,可以帮助企业团队可视化工作进展、沉淀分享项目知识、提升团队协作效率。

今年6月,OTA行业巨头携程创始人梁建章在Nature发表论文,深入探索了混合办公模式的可行性。而在近日,作为同一集团下的独立运营品牌去哪儿CEO陈刚也及时响应,公开发全员信推行3+2混合办公模式,此举也引发了全网讨论。

不论是携程还是去哪儿,两家企业都对混合办公模式表现出了高度的认可,其中携程在2021-2022期间开展的持续6个月随机对照实验中发现,混合办公模式对员工表现、保有率和满意度等方面并未出现负面影响,反而离职率下降三分之一,工作满意得分有所上升。

与之相似的是,去哪儿CEO也表示,大家对混合办公的各个维度反馈都是正面的,过去的通勤时间变成了锻炼时间和休息时间,甚至有很多同学为了方便线上开会,自学了很多沟通技巧。

那么,混合办公成功的背后支撑是什么?这种反内卷的工作模式为什么值得推崇?值得探讨。

01

混合办公的成功,靠什么支撑?

顶层的管理理念和底层的技术手段,是支撑混合办公成功的关键。

携程、去哪儿“混合办公”获得初步成功的背后,实质上传达出的是一种新的管理理念与组织形态的可能性。

混合办公中管理层的最大挑战是,要学着更加开放包容一些,过去集中管理的方式不再完全适用于混合办公,当下的诸多企业开始采取OKR或KPI管理,并部署大量的协同办公工具。在此类公司,管理者无需因员工不在办公室而感到恐慌,各类即时通讯软件和远程办公工具可以随时与员工联系,这样的管理机制,正在逐渐的被越来越多的传统企业接受并付诸实践。

在具体实施层面,为了规范管理和提高生产效率,企业做调研、规定考勤、搭建线上办公自动化系统等等,从无到有推进,才能让杂乱无章的办公模式逐渐走向正规。

更为具体的考量是,企业要关心混合办公模式对企业IT能力的挑战,对于员工而言,居家办公的员工是否能够获得与以往一样的工作体验,能否通过协作技术获得与集中办公同样的效率。对于企业而言,企业IT架构中的网络和安全问题能否得以解决,以保障在外员工安全地接入企业网络,获得企业相关运营数据和必要应用以及远程运维等问题。

关于技术层面的担忧,除了内容IT部门自研外,不少IT科技和互联网科技企业也提供了不少解决办法。这也是去哪儿CEO陈刚在公开信中谈到的一点,如今随着各类软件的功能完善,在公司办公不再是唯一选项。

首先是在线协作技术上,有去哪儿网受访者表示,去哪儿具备线上办公的基本技术手段,内部使用Qtalk作为内部聊天工具,开会用腾讯会议或者微信拉群,在线文档使用Wiki,类似石墨文档,但更深层次的协作则大多数需要借助外部手段。

实际上,在市场上支撑混合办公的协同办公软件的丰富度可远不止这些。市面上更是针对不同类型的团队,不同类型需求,推出了不同的协同办公软件,如常见的项目管理协作沟通、研发管理协同、文档协同、会议协同、设计协同等等。

在项目管理协作沟通上,如飞书、钉钉Teambition都提供了项目管理、任务协同、文档协作、跨部门协同等核心功能,适用于产品、研发、设计、市场、运营等各类团队。

研发管理协同软件,如腾讯旗下研发管理协作工具TAPD,看板、文档、迭代计划/跟踪、产品需求规划、缺陷跟踪管理等丰富功能,可以帮助企业团队可视化工作进展、沉淀分享项目知识、提升团队协作效率。

文档协同和视频会议协同则更多,如钉钉、飞书、企微、金山办公等等国内知名软件均在市场多数企业的选择之列。

设计协同类,国产品牌蓝湖、即时设计以及万兴Pisxo等也正逐渐替代Figma、Invision等国外软件成为设计师新的选择。

解决完在线协作技术,安全问题也随之而来。混合办公缺少了公司设备、网络等物理空间的保障,散落在世界各地的员工设备也就成为了巨大的风险敞口,一个员工的终端连接上未经保护的公共网络之后,也意味着整个公司的信息安全处于风险之中。

这也需要企业提供多重硬件功能支持保障,包括通过技术手段帮助开发人员在内网中办公,以保障信息安全。

比如企业有多种业务在网络上运行,企业的IT部门需要做到可视化管理,除了告警信息,还可以看到正在发生的事件、产生的日志、追踪的信息等等,可以及时发现问题解决问题。

还有强大的远程可管理能力,拥有这项能力意味着IT人员可以对任意地点的设备进行维护,让终端在发生系统崩溃、硬盘损坏等严重故障时,IT人员也能通过远程连接的方式予以恢复,极大简化IT管理,提升团队效率。

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混合办公模式,企业的期待

在商言商,企业对混合办公模式最大的期待是什么?携程最早推行目的是保留和吸引人才,提升员工满意度。

根据携程最新发表的论文,这一目标显然取得了阶段性的成果,在携程推行的混合办公政策之后,居家办公总体减少了33%的离职率,并且离职率的潜在下降可以节省数百万的招聘和培训费用,甚至该模式正在成为企业在全球范围内吸引和招揽人才的新武器。

去哪儿也有同样的感受,公司的业务开展和日常运营并未有副作用出现,反而希望员工在工作和生活中找到平衡。

当然,人力成本降低和员工满意度提升或许只是混合办公模式的好处之二,实际更多的成本优势包括办公室租赁成本、日常福利支出成本、不同地区居家办公薪酬成本、ESG治理成本......也开始逐渐显现。

员工侧,当团队的心理安全被整体提高时,员工可以到自己团队之外探索,从外部寻求想法、带回信息,并将为团队和组织带来高绩效表现;协作紧密,讨论、意见、反馈都会大幅增加,创新或许无所不在;改善的工作和生活平衡使他们更快乐,变得更有效率和自主,这些都会对公司产生积极影响。

从现下看,内外部环境正在促使企业做出改变,无论是生产、营销还是用工,并由内而外渗透到企业文化、管理模式和IT架构的方法面面,而混合办公模式正在成为企业与员工双方都能接受的最优解。

对于想要推行混合办公模式的企业而言,涉及到上层管理方式、业务流程连续、企业应用安全以及员工体验等诸多方面的考量,任何一方出现问题都会给大面积推行造成极大的阻碍。值得注意的是,不管这种模式何时到来,技术总是最先做好准备的那一项。

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责编:高蝶
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